APPLIKASI PENGELOLAAN OBAT (SITEM INFORMASI PENGELOLAAN OBAT): APLIKASI PENGELOLAAN OBAT OBATAN

http://www.agea.com/index.ncre?gid=53973PENATAAN OBAT OBATAN DI GUDANG FARMASI:

APLIKASI PENGELOLAAN OBAT OBATAN

Edisi SIPO90 Kompatibel dengan Microsoft Office 2016

===pos========================================

Aplikasi Pengelolaan Obat ini dibuat untuk membantu Pengelolaan obat obatan di Gudang Farmasi atau Gudang Obat Pemerintah Daerah yang mempunyai sumber anggaran yang sudah ditetapkan setahun sebelumnya yaitu APBN, APBD-1, BPJS, APBD-2 dan Sumber resmi LAINNYA (5 Sumber Anggaran) dengan Pengguna / pemakai obat obatan yaitu Unit Pelaksana Teknis ( UPT ) yang sudah ditetapkan yaitu Puskesmas, Rumah Sakit Daerah, PoliKlinik Daerah atau lainnya milik daerah bersangkutan serta data obat tertentu saja yaitu obat obat generik, peralatan medis tertentu, perlengkapan penunjang dasar. Unit Pelaksana Teknis yang ikut dalam pengelolaan pada Aplikasi ini maksimum sebanyak 90 Unit.

Pengelolaan ini menggunakan Program Microsoft Excel 2016, merupakan program datebase antarmuka yang terbuka, dapat dilakukan perubahan perubahan sesuai dengan keperluan masing masing pengelola obat.

Sebagai persyaratan utama para operator harus mengetahui tatacara mengisi data di MS EXCEL yaitu harus mengerti data bersifat LABEL (data dimulai dengan spasi, ‘ , “, A s/d Z ) dan data yang bersifat NUMERIK ( 0, 1 s/d 9 )

Beberapa hasil data yang salah, seperti :

NO	NILAI KESALAHAN	KETERANGAN
1	#DIV/0!	Rumus yang digunakan dengan pembagi 0
2	#N/A	Satu atau beberapa argumen tidak tertulis
3	#NAME?	Memasukkan teks pada formula yang tidak dikenal Excel
4	#NULL!	Menentukan perpotongan antara dua range yang tidak berpotongan
5	#REF	Beberapa refrensi dalam formula telah terhapus / hilang
6	#VALUE	Argumen seharusnya teks, tetapi yang dimasukkan bilangan atau nilai logika
7	#NUM!	Formula dengan hasil terlalu besar atau terlalu kecil, salah menggunakan bilangan

Pada keterangan seperti #VALUE!, #DIV/0!, #REF! Sudah dapat dipastikan cara mengisiannya salah/false/palsu. Oleh karenanya perlu diperiksa ulang cara pengisian data atau RUMUS / FORMULA operasionalnya salah.

Sebagai konsekwensinya perlu diperbaiki.

Untuk Operasinal :

Diperlukan komputer dengan spesifikasi RAM 2-4 GB, Hardisk (200 GB) C:\ dengan sisa kapasitas lebih kurang 20 GB; Hardisk (100 GB) D:\ dengan sisa kapasitas 40 GB.

Lokasi File yang digunakan ada di Hardisk D:\SIPO90

UNIT PELAYANAN MAKSIMUM 90 UNIT / UPTD,

Untuk Mendapatkan filesnya silahkan download:

1.Link SIPO90.rar di 4Shared.com Klik disini

2.Petunjuk SIPO90.pdf Klik disini

Alternatif:

1.Link SIPO90.rar di Dropbox.com Klik disini

2.Petunjuk SIPO90.pdf Klik disini

Catatan :

Sebelum mendownload file file tersebut, sebaiknya mendaftar terlebih dulu kewww.4shared.com dan atau di www.dropbox.com, pendaftaran tersebut gratis dan dapat ruang penyimpanan gratis di situs/web tersebut.

Dengan membaca dan mengikuti petunjuk SIPO90.pdf, sudah dapat meng operasionalkan aplikasi pengelolaan obat.

MEMULAI PEKERJAAN PENGELOLAAN DATA :

Bula File 1Pengelolaan.xlsx maka akan nampak seperti gambar berikut :

Dimulai mengisi tahun awal kegiatan, misal 2017, maka yang lain akan mengikutinya, seperti 2018, 2019, 2020 dan 2021 semuanya untuk 5 Tahun kegiatan.

Untuk Tahun Pertama anda Klik Disini, maka akan terpanggil file ISI DATA T1.xlsm , demikian juga dengan Tahun Kedua, Ketiga, Keempat dan Kelima, Masing masing Keluar ISI DATA T2.xlsm s/d ISI DATA T5.xlsm

Sebagai contoh Pengelolaan Tahun I

Yang terdiri dari 9 Lembar Kerja (Sheet)

Yaitu :

1.Start 2. Editing 3. Isi Data 4.Penerimaan 5. Update 6.Stok Obat

7.Laporan 8.Pengeluaran 9. Rencana

Penjelasan Lembar Kerja:

I. Lembar kerja I START

Merupakan penjelasan umum dari seluruh kegiatan.

II. Lembar kerja EDITING

Dilakukan perubahan / perbaikan data dati Nama Nama Unit Pelaksana Teknis (UPT) NamaNama Obat dan Daftar Harga Obat Obatan sebagai awal entry data dalam pengelolaan obat obatan.

Catatan : Jangan melakukan perubahan perubahan setelah entri data penerimaan, pengeluaran dari LPLPO.

Sheet EDITING

1. NAMA UPT : (Klik di No.1)

Dilakukan Perbaikan dan perubahan Nama Nama UPT, Alamat dan Telepon

1. NAMA OBAT (Klik di No.2)

Dilakukan kegiatan perubahan NAMA OBAT, SATUAN, KEMASAN

3. DAFTAR HARGA (Klik di No.3)

Diisi data Harga Satuan dan Harga Kemasan (Kolom 7 dan 8)

III. LEMBAR KERJA ISI DATA

Lembar Kerja ini berfungsi memanggil file file Laporan Pemakaian dan Lembar Pemberian Obat (LPLPO) dan mempunyai banyak Lembar Kerja. Untuk memanggil file yang diinginkan Klik di Nomor 1 s/d 90

Sebagai contoh klik pada No.1

Merupakan LPLPO AsamRowo.

Pada LPLPO ( UPT ...XLSX ) merupakan kegiatan yang harus diisi dari bulan JANUARI S/D DESEMBER dan Desember tahun lalu (Sheet TL Des) untuk tahun kegiatan yang bersangkutan.

Khusus untuk No. Urut UPT (Tidak perlu diisi = sudah terisi ) cukup diiisi satu kali contoh : No. = 1 maka file yang harus disimpan harus bernama UPT 01 T1.xlsx.

No. = 15, maka file yang disimpan harus bernama UPT 15 T1.xlsx demikian seterusnya sampai No. 90 ( Pada prakteknya disini sudah diisikan nomor urut upt, maka tidak perlu melakukan perubahan ).

Untuk Sheet / lembar kerja Jan diisi data Stok awal 1 Jan (Kol.4) merupakan sisa stok bulan sebelumnya dan untuk Penerimaan ( Kol. 5) diisi datanya dari LPLPO Desember tahun lalu sesuai sumbernya ( 5 sumber), melalui Sheet TL Des.

Kolom Kolom yang di isi adalah jumlah Resep yang BAYAR, GRATIS DAN BPJS yang bertujuan untuk mengetahui berapakah Tingkat Penggunaan Obat Obatan (Rasio Obat) per 100 lembar Resep.

Pada Kolom 11 s/d 15 diisi sebagai bukti Pengeluaran Obat Obatan Oleh Gudang Farmasi sesuai sumber anggaran dan juga diisi Nomor, tanggal Dokumnen Cell Q8 dan Q9 Sebagai bukti penyerahan obat obatan ( selain surat pengantar tanda terima).

Pada Baris Permintaan Bulan / Periode diisi bila Laporan = Januari maka diisi Permintaan Bulan / Periode = Pebruari.

Kolom 11 s/d 16 diisi sebagai pengeluaran obat oleh gudang farmasi dan sekaloigus sebagai penerimaan obat oleh unit pelayanan.

Untuk Sheet / lembar kerja Rek-APBN, Rek-APBD-1, Rek-BPJS, Rek-Lain, Rek-Terima, Rencana YAD, Rek-RESEP data terisi secara otomatis.

Selanjutnya sheet Pebruari s/d Desember pada kolom Stok Awal ( kolom 4 ) terisi secara otomatis. Pengisiannya sama seperti bulan Januari.

Demikian seterusnya untuk LPLPO unit unit lainnya, sama prosesnya dari nomor 1 s/d 90 (Pengelolaan disini maksimum ada 90 UNIT, yang lebih maka perlu diseting lagi untuk penyesuaian).

Perlu diperhatikan :

Setelah proses pengisian data sudah selesai, maka file harus disimpan dan Close File

IV. Lembar Kerja PENERIMAAN

Pada Sheet PENERIMAAN berhubungan dengan STOK AWAL TAHUN ( 1 JANUARI ) = STOK OPNAME TIAP TAHUN, Penerimaan dari sumber sumber APBN, APBD-1, BPJS, APBD-2 dan LAINNYA Serta Rekapitulasi PENERIMAAN TOTAL (OTOMATIS).

Di klik No. 1 Stok Awal Tahun :

Form STOK AWAL TAHUN

Proses Stok opname, data data diisi dari kolom 4 s/d 8 dari berbagai sumber, pendataan ini wajib dilakukan setiap akhir tahun ataupun awal tahun.

Di Klik Penerimaan dari Berbagai Sumber dari Nomor 1 s/d 5

Form PENERIMAAN APBN, APBD-1, BPJS, APBD-2 DAN LAINNYA

Untuk penerimaan obat obatan ( APBN, APBD-1, BPJS, APBD-2 dan LAINNYA ) contoh diisi datanya pada kolom 4 s/d 6 untuk satu bulan diberi tempat 3 kali penerimaan (Terima I, II dan III ) pengisian datanya dari bulan Januari s/d Desember.

Data dokumen penerimaan pada sel F8 s.d G10 meliputi Nomor dan tanggal dokumen harus diisi.

Setelah selesai tutup / simpan file : Save and Close File.

Untuk penerimaan total datanya terisi secara otomatis, cukup lakukan open dan tutup kembali ( Open, Save and Close File) .

V. LEMBAR KERJA PENGELUARAN:

REKAP PENGELUARAN OBAT

DATA DOKUMEN

DATA KARTU STOK

Data pada KARTU STOK / KARTU STOK INDUK, Memuat dinamika Obat dari Stok Awal, Penerimaan, Pengeluaran Ke UPT UPT dan Sisa Stok dari berbagai sumber anggaran APBD-1, APBN, BPJS, APBD-2 dan Lainnya, memuat Nomor,Tanggal Dokumen Penerimaan ataupun Pengeluaran serta waktu kadaluarsa obat obatan dari Bulan Januari s/d Desember.

Untuk melihat kelengkapannya lakukan terlebih dahulu updating / penyegaran dengan menekan tombol Ctrl dan s Pada Lembar Kerja ISI DATA T1.xlsm di Sheet “UPDATE”.

Data setiap Obat yang ingin dilihat cukup di isikan Nomor Obat pada Cell D4. ( No. 1 s/d 361 ) pada Sheet Jan. (Bukan di Sheet lainnya ).

Setelah selesai tutup file : Save and Close File .

VI. LEMBAR KERJA UPDATE

Perlu diperhatikan, proses updating memerlukan waktu beberapa menit dan sebelumnya seluruh file file yang terbuka kecuali ISI DATA T1.xlsm harus ditutup semuanya, baru pada lembar Sheet “UPDATE” tekan tombol Ctrl dan s ( bisa d, i, j atau f sesuai yg disebutkan) secara bersama sama.

Khusus untuk pemutahiran data data yang telah di entry seperti di Sheet Editing, Isi data dan Penerimaan sebagaimana yang dilakukan diatas.

Dengan menekan tombol Ctrl dan s ( atau lainnya CTRL + d / i / j /f lihat petunjuknya) secara bersama sama, maka akan terjadi proses kalkulasi / kompilasi yang dilakukan oleh Komputer. sehingga file penunjang terisi dengan proses updating, dapat dibaca oleh file file lainnya.

VII. LEMBAR KERJA STOK OBAT

STOK OBAT

Data yang terbaca telah dibuat secara otomatis terisi, untuk melihat persediaan saat ini yang seharusnya tersedia sesuai dengan keadaan fisiknya ( bila terjadi perbedaan antara data elektronik dengan fisiknya, kemungkinan pengisian data salah, belum selesai dan belum melakukan updating).

Untuk Updating / penyegaran Cukup tekan tombol Ctrl dan r dan sebelumnya tutup seluruh file yang aktif kecuali ISI DATA T1.xlsm dan berada Sheet “UPDATE”.

Jika masih juga salah maka lakukan pemeriksaan file file apakah masih ada yang belum di entry dan ada kemungkinan ada kesalahan rumus yang ada dalam sel perkalian, pembagian, penjumlahan atau Vlookup data (pencarian data secara vertikal).

VIII. LEMBAR KERJA LAPORAN

LAPORAN:

Data Laporan semuanya terisi secara otomatis dari Bulan Januari s/d Desember Serta untuk Laporan Tahunan.

Laporan Bulanan dapat dilihat pada Masing masing bulan dengan meng klik nomor yang ada didepannya.

Laporan : Bulanan dari Januari s/d Desember tahun yang bersangkutan

Data terisi secara otomatis

Untuk laporan tahun diklik pada LAPORAN AKHIR TAHUN

Hasilnya dilihat sebagai berikut :

Data terisi secara otomatis , sesuai perhitungan keperluan perencanaan dan data data tersebut dapat di/be-rubah bila keperluan dan keuangan sangat terbatas ataupun melakukan evaluasi lebih lanjut.

IX. LEMBAR KERJA RENCANA

RENCANA PENGADAAN

Bila diklik pada rencana tahunan yang akan datang maka keluar file Rencana T1.xlsx seperti berikut.

Data Otomatis terisi

File rencana dapat dilakukan modifikasi sesui dengan kubutuhan, terutama tersedianya anggaran, keadaan khusus, atau adanya pertimbangan lain seperti KLB.

Untuk Kegiatan tahun tahun berikutnya bisa diklik tahun yang diinginkan sebagai lanjutan kegiatan pengelollan obat.

DINAMIKA OBAT OBATAN

=====================

Merupakan data per item obat obatan, sama seperti kartu stok induk, namun disini merupakan data di jadikan satu layar antara sumber obat obatan. Sehingga dapat sekaligus terlihat antara obat yang diterima, keluar dan sisa stok bulan bersangkutan. Data ini dapat digunakan untukmelacak untuk masing masing item obat, seperti obat belum didata, salah entry, obat hilang, rusak, kadaluarsa.

RENCANA, KECUKUPAN DAN STATUS OBAT OBATAN

==========================================

Rencana pengadaan obat obatan harus dilakukan setiap instansi yang melakukan pelayanan kesehatan. Untuk sampai pada tahap ini para pengelola obat harus mengumpulkan data data lengkap seperti Stok awal tahun, Penerimaan selama satu tahun, dan pengeluaran obat obatan ke unit unit pelayanan selama satu tahun, dari data data tersebut dilakukan analisa tingkat bulan kecukupan dan analisa status obat obatan. Bulan Kecukupan obat merupakan hasil pembagian antara sisa stok obat saat ini dengan pemakaian rata rata obat per bulan, satuannya bulan.

RENCANA PENGADAAN = PEMAKAIAN RATA RATA PERBULAN x 15 – SISA STOK

Faktor 15 berasal dari = (Jumlah bulan dalam 1 tahun kegiatan = 12 bulan) + (Lead Time atau Waktu tunggu lamanya obat diadakan = 2 bulan) + (Stok Buffer atau Stok Sangga = 1 bulan).

SISA STOK OBAT

KECUKUPAN OBAT = ------------------------------------------------

PEMAKAIAN RATA RATA PER BULAN

Dari data Pemakaian rata rata per bulan, Sisa Stok saat ini dan Kecukupan Obat maka dapat ditetapkan Status Obat.

STATUS OBAT :

OBAT KOSONG :

Adalah Sisa Stok Obat dan Pemakaian rata rata perbulan sama dengan 0.

OBAT TIDAK DIPAKAI :

Adalah Sisa Stok Obat lebih besar dari 0 dan data pemakaian rata rata per bulan tidak ada (0).

OBAT DARURAT :

Adalah Obat dengan tingkat Kecukupan obat antara 0 sampai dengan 3 bulan, pemakaian rata rata dan sisa stok obat lebih besar dari 0.

OBAT KURANG :

Adalah keadaan obat dengan tingkat kecukupan lebih dari tiga bulan sampai dengan 6 bulan, pemakaian rata rata dan sisa stok obat lebih besar dari 0.

OBAT CUKUP :

Adalah keadaan obat obatan dengan tingkat kecukupan antara lebih dari 6 bulan sampai dengan 12 bulan, pemakaian rata rata dan sisa stok obat lebih besar dari 0.

OBAT AMAN :

Adalah keadaan obat obatan dengan tingkat kecukupan lebih dari 12 sampai dengan 15 bulan, pemakaian rata rata dan sisa stok obat lebih besar dari 0.

OBAT BERLEBIH :

Adalah keadaan obat obatan dengan tingat kecukupan lebih dari 15 bulan, pemakaian rata rata dan sisa stok obat lebih besar dari 0.

Dengan mengetahui Status Obat Obatan, maka obat yang segera dibeli adalah obat obatan dengan Status Darurat, Kurang dan Cukup, dengan memperhatikan prioritas kebutuhan obat obatan serta dana yang tersedia, khusus obat darurat dapat dibelikan pertama kalinya.

CATATAN :

Hasil yang diharapkan dapat memuaskan bila tidak terdapat kesalahan rumus, pengetikan angka dan label, oleh karenanya perlu koreksi dan kecermatan pengguna.

WARNING YANG HARUS DI PERHATIKAN :